skip to Main Content

Lappeenrannan teknillisen yliopiston ylioppilaskunnan hallintosääntö

I luku - Yleistä

1 §

Ylioppilaskunnan toiminnassa noudatettakoon näitä sääntöjä, ellei ylioppilaskunnan säännöissä, edustajiston työjärjestyksessä tai vaalisäännössä muuta mainita.

2 §

Milloin tässä hallintosäännössä on annettu toimielimelle tai pääsihteerille ratkaisuvaltaa, älköön tätä ratkaisuvaltaa delegoitako. Toimielin ja pääsihteeri ovat vastuussa heille annettuun ratkaisuvaltaan kuuluvissa asioissa.

II luku - Organisaatio

3 §

Ylioppilaskunnan toimielinorganisaation muodostavat edustajisto, hallintovaliokunta, hallitus, vaalitoimielimet, valtuuskunnat sekä edustajiston päätöksellään erityistä tehtävää hoitamaan perustamat valiokunnat.

4 §

Toimielinten tehtävänä on ylioppilaskunnan toiminnan strateginen kehittäminen jäsenistön etujen mukaisesti. Tähän tehtävään kuuluu erityisesti: poliittinen arvokeskustelu, toimintojen priorisointi sekä näihin perustuva tavoitteiden ja toimenpiteiden määrittely.

5 §

Edustajisto valitsee toimielinten jäsenet sekä nimeää ylioppilaskunnan hallituksen jäsenistä puheenjohtajan erityistä tehtävää varten perustamilleen valiokunnille. Edustajiston ja vaalitoimielinten jäsenten valinnasta on säädetty edustajiston hyväksymässä vaalisäännössä.

6 §

Hallituksen jäsenet ja pääsihteeri johtavat toimielimen alaista toimintaansa ja sen operatiivista, suorittavaa toimintaa toimielinten asettamien strategisten suuntaviivojen mukaisesti taloudellisesti, tehokkaasti ja laadukkaasti.

7 §

Ylioppilaskunnan henkilöstö kuuluu pääsihteerin alaisuuteen. Toimielinten jäsenet eivät kuulu ylioppilaskunnan henkilöstöön.

III luku - Kokousmenettely

8 §

Tämän luvun määräyksiä noudatetaan edustajistoa lukuun ottamatta ylioppilaskunnan toimielinten kokouksissa, ellei vaalisäännössä toisin määrätä. Määräysten noudattamisesta vastaa kunkin toimielimen puheenjohtaja.

9 §

Toimielin päättää kokoustensa ajasta ja paikasta. Toimielimen kokousten ajankohdat on pyrittävä järjestäytymiskokouksessa päättämään ainakin lukukauden ajaksi etukäteen. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai kaksi toimielimen jäsentä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Toimielin voi myös halutessaan pitää kokouksen sähköisesti.

10 §

Hallitus kokoontuu puheenjohtajansa tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajansa kutsusta yliopiston lukuvuoden aikana vähintään kerran kolmessa viikossa, kuitenki loma-aikoina vain tarpeen vaatiessa. Ylioppilaskunnan muut toimielimet kokoontuvat tarvittaessa.

11 §

Toimielimen kokouksen esityslistan laatii puheenjohtaja yhdessä kokouksen sihteerin kanssa.

12 §

Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista ja liitteet lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Toimielimen jäsenille on varattava mahdollisuus tutustua kokoukseen liittyviin asiakirjoihin ennen kokouksen alkamista.

13 §

Kokouskutsu lähetetään toimielimen päättämällä tavalla viimeistään kaksi päivää ennen kokousta jäsenille ja muille, joilla on oikeus osallistua kokoukseen.

 

14 §

Jos kokousasioita ei ole saatu kokouksen aikana käsiteltyä, jäljellä olevat asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse lähettää erillistä kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta.

15 §

Ylioppilaskunnan toimielinten kokouksissa on vaalitoimielimiä ja hallintovaliokuntaa lukuun ottamatta toimielimen jäsenten, esittelijän ja sihteerin lisäksi puhe- ja läsnäolo-oikeus edustajiston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla sekä pääsihteerillä.

Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden puhe- ja läsnäolo-oikeudesta päättää asianomainen toimielin.

16 §

Puheenjohtaja toteaa kokouksen alussa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Kokousasiat käsitellään asialistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä.

Kokouksessa otetaan käsiteltäväksi esityslistalle merkityt asiat. Muu kuin esityslistalle merkitty asia otetaan käsiteltäväksi, mikäli toimielin ennen esityslistan hyväksymistä niin päättää.

17 §

Toimielimen kokouksissa puhetta johtaa puheenjohtaja tai hänen ollessaan estynyt tai esteellinen varapuheenjohtaja. Sihteerinä toimii toimielimen keskuudestaan valitsema tai ylioppilaskunnan hallituksen tehtävään määräämä henkilö.

Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat estyneitä tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan iältään vanhimman läsnä olevan toimielimen jäsenen puheenjohdolla kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja.

18 §

Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä, seurata kokouksen päätösvaltaisuutta sekä pitää huolta järjestyksestä kokouksessa. Puheenjohtaja saa annettuaan varoituksen, määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous.

19 §

Asiat päätetään toimielimen kokouksessa esittelystä. Esittelijän ehdotus on kokouksessa pohjaehdotus. Jos esittelijä muuttaa esitystään ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä.

20 §

Ylioppilaskunnan talouteen ja henkilöstöön liittyvissä asioissa esittelijänä toimii aina pääsihteeri tai hänen ollessaan estynyt tai esteellinen hallituksen puheenjohtaja.

Muissa asioissa esittelijänä toimii toimielimen puheenjohtaja tai se toimielimen jäsen, jolle toimielin on asian valmistelun määrännyt.

  1. ja 2. mom. poiketen hallintovaliokunnan kokouksissa esittelijänä toimii valiokunnan puheenjohtaja.

Puheenjohtajan ollessa estynyt tai esteellinen esittelijänä toimii varapuheenjohtaja. Mikäli molemmat ovat estyneitä tai esteellisiä päätetään asiasta ilman esittelyä.

21 §

Toimielin on päätösvaltainen, jos läsnä on vähintään puolet (1/2) sen jäsenistä, heidän joukossaan puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja; ja laillinen jos kaikille jäsenille on kokouksesta tiedotettu toimielimen järjestäytymiskokouksessaan sopimalla tavalla, jollei säännöissä muuta ole määrätty.

22 §

Toimielimen jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön on itse ilmaistava esteellisyytensä asian käsittelyyn. Asian voi nostaa keskusteluun myös joku muu toimielimen kokouksen läsnäolijoista. Tarvittaessa toimielimen puheenjohtajan on saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi.

23 §

Henkilö on esteellinen mikäli:

1) hän on asianosainen;

2) asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa hänelle;

3) hän on hallituksen tai siihen rinnastettavan toimielimen jäsenenä taikka toimitusjohtajana tai sitä vastaavassa asemassa sellaisessa yhteisössä, säätiössä tai julkisoikeudellisessa laitoksessa, joka on asianosainen tai jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa.

Ylioppilaskunnan hallituksen jäsenet ovat esteellisiä toimimaan edustajiston jäseninä hallitustoimikautensa ajan.

24 §

Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä edustajiston työjärjestyksessä ja vaalisäännössä todetaan.

25 §

Ensimmäistä kertaa esillä oleva asia pannaan pöydälle, jos vähintään yksi toimielimen jäsenistä sitä vaatii. Uudelleen käsiteltäessä asia pannaan pöydälle, jos vähintään kolme neljäsosaa (3/4) äänivaltaisista jäsenistä niin haluaa.

Muutettu ehdotus katsotaan ensimmäistä kertaa esillä olevaksi.

26 §

Hallituksen antaessa ylioppilaskunnan nimissä julkilausumia vaaditaan päätöksen hyväksymiseen vähintään kolme neljäsosan (3/4) kannatus. Mikäli päätös ei saa taakseen vaadittua enemmistöä, päättää ylioppilaskunnan hallitus yksinkertaisella äänten enemmistöllä, siirretäänkö asia edustajiston käsiteltäväksi vai raukeaako esitys.

27 §

Eriävä mielipide on ilmoitettava heti, kun päätös on tehty. Vastalause on ilmoitettava heti, kun päätös on tehty ja se on kirjallisena liitettävä pöytäkirjaan viimeistään sitä tarkastettaessa.

28 §

Kokouksista pidetään päätöspöytäkirjaa, jonka tarkastamistavasta toimielin päättää järjestäytymiskokouksessaan.

Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla kokouksen sihteeri. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri.

Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävillä toimielimen järjestäytymiskokouksessaan päättämänä aikana ja paikassa. Päätös nähtävilläolosta on julkaistava ylioppilaskunnan virallisilla internet sivuilla.

Toimielimen pöytäkirjaan merkitään:

1) Järjestäytymistietoina: toimielimen nimi; kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka; saapuvilla olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä ja kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

2) Asian käsittelytietoina: asiaotsikko; päätösesitys; esteellisyys; kannatetut esitykset; äänestykset, äänestystapa, äänestysjärjestys ja äänestyksen tulos; vaalitapa ja vaalin tulos; päätöksen toteaminen ja päätökseen oleellisesti vaikuttavat perustelut; eriävä mielipide; sen henkilön nimi ja yhteystiedot, jolta asianosainen voi tarvittaessa pyytää lisätietoja päätöksestä

3) Laillisuustietoina: oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus; puheenjohtajan allekirjoitus; sihteerin varmennus; merkintä pöytäkirjan tarkistuksesta; merkintä nähtävilläpidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä

Pöytäkirjat ja niiden pykälät on numeroitava juoksevasti. Pöytäkirjat tulee säilyttää järjestettyinä ja turvallisella tavalla vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Hyväksytyn pöytäkirjan päätökset on saatettava asianomaisten tiedoksi.

Pöytäkirjaan on toimihenkilöiden palkkoja, lainanotto-, lainananto- ja rahannostovaltuuksia, toimintasuunnitelmaa ja talousarviota sekä tilinpäätöstä koskevien seikkojen lisäksi merkittävä muut huomattavimmat talouteen liittyvät

tapahtumat. Tällaisia ovat esim. avustukset ja lahjoitukset, testamentit, keräykset ja niiden tulokset, olennaiset poikkeamat talousarviosta, organisaatiossa mahdollisesti tapahtuneet muutokset sekä poistojen laskemisen sekä vaihto-omaisuuden arvostuksen perusteiden vahvistaminen.

29 §

Toimielimen tekemää päätöstä ei tule samana toimikautena purkaa, ellei purkamista kannata vähintään kolme neljäsosaa (3/4) läsnäolevista toimielimen jäsenistä.

30 §

Hallituksen on tehtävä päätös sääntöjen 8 §:n 3 mom. mukaisesta menettelystä seitsemän arkipäivän kuluessa toimielimen pöytäkirjan tarkastamisesta.
Toimielimen on pöytäkirjan tarkastamista seuraavana arkipäivänä toimitettava se hallituksen nähtäväksi hallituksen päättämällä tavalla.

IV luku - Toimivalta ja vastuu henkilöstöasioissa

31 §
Ylioppilaskunnan henkilöstöön voidaan nimittää henkilökuntaa joko sihteerin toimeen, toimihenkilöksi tai vapaaehtoiseksi toimihenkilöksi.
Mikäli toimielimen jäsen tulee valituksi sihteeriksi tai toimihenkilöksi on hän toimen ajan esteellinen toimimaan toimielimen jäsenenä.

32 §
Ylioppilaskunnan henkilöstön esimiehenä ja toimiston päällikkönä toimii pääsihteeri.

33 §
Ylioppilaskunnan sihteereiden ja toimihenkilöiden työsuhteet ovat voimassa joko toistaiseksi tai hallituksen määräämän ajan. Toimihenkilön määräaikaisuudelle on oltava lain edellyttämät perusteet.

34 §
Hallituksen on julistettava toimet haettavaksi neljätoista (14) vuorokautta ennen niiden täyttämistä ilmoittamalla niistä ylioppilaskunnan virallisella internet sivuilla.
Sihteeristön ja muun henkilökunnan toimet saadaan kuitenkin täyttää sitä haettavaksi julistamatta, kun kyseessä on toimen tilapäinen täyttäminen kolmea (3) kuukautta lyhyemmäksi ajaksi.

35 §
Pääsihteerin on valmisteltava jokaiselle ylioppilaskunnan työntekijälle kirjallinen toimenkuva, jossa määritellään toimeen kuuluvat tehtävät, toimen asema organisaatiossa, toimintavaltuudet sekä keskeiset tavoitteet toimintakaudelle.

36 §
Työntekijöiden kanssa on, vapaaehtoisia toimihenkilöitä lukuunottamatta, solmittava kirjallinen työsopimus, jonka ylioppilaskunnan puolesta hyväksyy ylioppilaskunnan hallitus.
Työsopimusta tehtäessä sovitaan henkilöiden palkkausperusteista, toimikaudesta, sosiaalisista ja muista eduista sekä muista työehtoihin liittyvistä kysymyksistä.

37 §
Edustajisto ratkaisee seuraavat henkilöstöasiat:
1) Ylioppilaskunnan pääsihteerin nimittäminen.
2) Ylioppilaskunnan toimielinten luottamushenkilöiden palkkioiden suuruus ja niiden maksamisperusteet.
3) Ylioppilaskunnan toimielinten luottamushenkilöille, sihteereille ja toimihenkilöille maksettavien erilliskorvausten maksuperiaatteet erityisesti matkakorvausten osalta.

38 §
Hallitus ratkaisee seuraavat henkilöstöasiat:
1) Toimien haettavaksi julistaminen.
2) Ylioppilaskunnan sihteereiden nimittäminen pääsihteeriä lukuunottamatta ja toimihenkilöiden nimittäminen..
3) Ylioppilaskunnan henkilöstön toimenkuvien vahvistaminen.
4) Talousarvion puitteissa perustaa erityis- tai projektiluontoisen tehtävän hoitamista varten enintään kuusi kuukautta kestävä määräaikaisen toimihenkilön toimi.
5) 38 §:n mukaiset asiat pääsihteerin osalta nimittämistä lukuunottamatta .
6) Ylioppilaskunnan työntekijöiden palkkaus edustajiston hyväksymän palkkausjärjestelmän ja talousarvion määrärahojen puitteissa.
7) Ylioppilaskunnan henkilöstön palvelussuhteen päättäminen ja henkilöstön lomauttaminen.
8) Erilliskorvausten maksaminen

39 §
Pääsihteeri ratkaisee seuraavat henkilöstöasiat:
1) Vuosiloman myöntäminen
2) Sellaisen loman myöntäminen, jonka saamiseen työntekijällä on työehtosopimuksen tai lainsäädännön nojalla ehdoton oikeus
3) Palkattoman loman myöntäminen enintään kuukauden ajaksi
4) Henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityö
5) Matkamääräyksen antaminen tai koulutukseen osallistuminen
6) Ylityövapaan myöntäminen
7) Työtodistuksen antaminen

V luku - Toimivalta ja vastuu talousasioissa

40 §

Hallinnossa, varojen hoidossa, kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä on noudatettava kirjanpitolain ja – asetuksen sekä ylioppilaskunnan sääntöjen määräyksiä.

41 §

Kaikkien toimielinten on hoidettava vastuualueensa tehtävät taloudellisesti ja järjestettävä ne siten, että vastuu toiminnasta on selkeä. Kaikilla toimielimillä on vastuu mitoittaa toimintansa siten, että edustajiston toimielimelle myöntämät määrärahat riittävät.

42 §

Kaikkien ylioppilaskunnan toimielinten sekä toimihenkilöiden ja sihteereiden tulee hoitaa tehtävänsä huolellisesti. Heidän tulee huolehtia siitä, että ylioppilaskunnan omaisuutta hoidetaan luotettavalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla.

43 §

Hallituksen tulee valvoa, että säädetyt ilmoitukset tehdään viipymättä

44 §

Ylioppilaskunnan omakatteisten rahastojen ja määrätarkoitukseen sidottujen rahastojen säännöt, mikäli niitä ei ole erikseen vahvistettu, on merkittävä hallituksen pöytäkirjaan, johon on merkittävä myös kaikki rahastoja koskevat päätökset. Rahastoja ja lahjoituksia koskevien asiakirjojen säilytys on järjestettävä varmalla tavalla.

45 §

Edustajisto ratkaisee seuraavat talousasiat:

1) Määrärahojen myöntäminen valiokunnille ja niille toimintasektoreille, joiden määrärahat edustajisto katsoo tarpeelliseksi tiettyyn käyttötarkoitukseen sitoa

2) Henkilöstömäärärahojen käyttäminen muiden menojen katteena

3) Kiinteistöjen ostaminen ja myyminen 2/3 ääntenenemmistöllä

4) Poistorajan ylittävien hankintojen tai vastaavan suuruisten ostopalvelusopimusten tekeminen

46 §

Hallitus ratkaisee seuraavat talousasiat:

1) Ylioppilaskunnan talouden, siihen kuuluvan rahatoimen sekä omaisuuden hoitaminen

2) Ylioppilaskunnan hallinnon hoitaminen talousarvion puitteissa edustajiston tekemien päätösten mukaisesti.

3) Kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukainen järjestäminen

4) Yli 500 euron hankintojen ja vastaavan suuruisten ostopalvelusopimusten tekeminen talousarvion puitteissa.

5) Ylioppilaskunnan omaisuuden vakuuttaminen

6) Säädettyjen ilmoitusten tekeminen viipymättä

7) Pääsihteeriä koskevien laskujen hyväksyminen

47 §

Pääsihteeri ratkaisee seuraavat talousasiat:

1) Juoksevan hallinnon hoitamiseen liittyvät asiat hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

2) Ylioppilaskunnan kirjanpidon ja varainhoidon järjestäminen lainmukaisella ja luotettavalla tavalla

3) Talouden merkittävienmpien tapahtumien ja osavuosiraportti vähintään neljännesvuosittainen raportointi hallitukselle sekä edustajistolle.

4) Omaisuuden luettelointi ja varastointi

5) Alle 500 euron hankintojen tekeminen

6) Laskujen hyväksyminen ennen maksuunpanoa

VI luku - Taloussuunnittelu

48 §

Pääsihteeri laatii valiokuntia kuultuaan seuraavaa tilikautta varten hallitukselle talousarvioesityksen perusteluineen. Hallituksen on saatettava lopullinen talousarvioesitys edustajiston käsiteltäväksi viimeistään kuukausi ennen tilikauden loppua.

49 §

Talousarviossa jaetaan tulot ja menot tulosalueille. Tulosalueet muodostuvat toimielimistä ja niistä toiminnallisista kokonaisuuksista, jotka edustajisto haluaa sitoa tiettyä käyttötarkoitusta varten. Erityisesti talousarviossa on eriteltävä henkilöstön palkkaamiseen, kiinteistöihin, jäsenten terveydenhoitoon, varainhankintaan ja merkittävimpiin projekteihin varatut määrärahat ja tuloarviot. Talousarvio tulee ryhmitellä siten, että se on verrattavissa tilinpäätökseen.

Toimielinten tulee talousarvion hyväksymisen jälkeen vahvistaa tarkempi käyttösuunnitelma niiden toimintaa koskevien tulosalueiden osalta. Edustajiston osalta käyttösuunnitelman vahvistaa hallitus.

Talousarvion tulee sisältää arvio ylioppilaskunnan käyttötaloudesta sekä arvio siitä millaiseksi tuloslaskelma, rahoituslaskelma ja tase talousarvion toteuduttua muodostuvat. Talousarvioon tulee sisällyttää yleisperustelut, joista ilmenee talousarvion laadintaperusteet. Mikäli taloussuunnittelukaudella aiotaan tehdä poistorajan ylittäviä hankintoja, on nämä erikseen kerättävä talousarvion investointiosaan.

50 §

Hallitus laatii myös taloussuunnitelman talousarviovuotta seuraavalle kahdelle vuodelle. Toiminta- ja taloussuunnitelma tulee ryhmitellä siten, että se on verrattavissa yhden vuoden talousarvioon sekä tilinpäätökseen.

VII luku - Kirjanpito

51 §

Ylioppilaskunta järjestää ja hoitaa kirjanpitonsa siten, kuin kirjanpitolaista ja asetuksessa on säädetty huomioon ottaen lisäksi tämän hallintosäännön erityismääräykset sekä hyvän kirjanpitotavan asettamat vaatimukset.

52 §

Kirjanpitoa järjestettäessä otetaan huomioon sisäisen valvonnan näkökohdat. Kirjanpitovalvonnan pohjana tulee olla kirjallisesti laadittu luettelo käytetyistä tileistä. Tilit tulee ryhmitellä siten, että tililuettelo (tilikartta) vastaa

rakenteeltaan ylioppilaskunnan toiminnan luonnetta. Tililuettelo tulee laatia siten, että sillä on yhteys talousarvioon, tuloslaskelmaan ja taseeseen.

Koneellisin menetelmin hoidettavasta kirjanpidosta tulee laatia kirjanpitolain vaatimukset täyttävä menetelmäkuvaus.

VIII luku - Tilinpäätös

53 §

Ylioppilaskunnan tulee laatia kultakin tilikaudelta tilinpäätös kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämällä tavalla hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Tilinpäätös käsittää tuloslaskelman, rahoituslaskelman ja taseen liitetietoineen sekä toimintakertomuksen ja talousarviovertailun, josta käy ilmi, onko ylioppilaskunnan sääntöjen 50 §:ää noudatettu.

54 §

Toimintakertomus laaditaan kaksiosaisena siten, että aatteellisen toiminnan toimintakertomus liitetään toiminnoittain aina siihen tulosalueeseen, jolle kyseistä toimintaa varten on myönnetty määrärahat. Tämä toimintakertomus hallituksen on laadittava tilintarkastukseen mennessä ja päätöksellään vahvistettava.

Taloudellisen toimintakertomuksen tarkoituksena on antaa sidosryhmille riittävä informaatio ylioppilaskunnan taloudellisesta tilasta. Taloudellisen toimintakertomuksen laatii istuva hallitus tilinpäätöksen aikataulua noudattaen. Edustajisto hyväksyy taloudellisen toimintakertomuksen tilinpäätöskäsittelyn yhteydessä.

Taloudellinen toimintakertomus tulee laatia hyvän kirjanpitotavan mukaisesti. Siinä on annettava tietoja sellaisista seikoista, joilla on merkitystä arvosteltaessa ylioppilaskunnan taloudellista asemaa ja sen kehitystä. Ylioppilaskunnan toiminnan kannalta olennaisista tekijöistä on annettava selvitys, vaikka ne olisivat tapahtuneet tilikauden päättymisen jälkeen.

55 §

Tuloslaskelman tulee sisältää myös ylioppilaskunnan liiketoiminnan sekä rekisteröimättömien alaosastojen ja muiden epäitsenäisten toimintayksiköiden tuotot ja kulut. Samoin taseen tulee sisältää näiden yksiköiden varat ja pääoma.

Jos ylioppilaskunnan harjoittamasta liiketoiminnasta laaditaan erillinen liikekaavan mukainen tuloslaskelma, ylioppilaskunnan tuloslaskelmassa voidaan ilmoittaa vain liiketoiminnan tuottojen ja kulujen kokonaismäärät ja liiketoiminnan tulos. Samoin voidaan menetellä myös epäitsenäisten toimintayksiköiden osalta.

56 §

Tilinpäätös tulee laatia suoriteperusteisena. Mikäli kirjanpitoa on tilikauden aikana hoidettu maksuperusteisena, se on ennen tilinpäätöstä täydennettävä ja oikaistava suoriteperusteiseksi.

57 §

Ylioppilaskunnan tuloslaskelma tulee laatia kirjanpitoasetuksen säännöt huomioon ottaen siten, että ryhmittely kuvaa selkeästi ylioppilaskunnan toiminnan laatua ja laajuutta. Tuloslaskelman tulee olla verrattavissa ylioppilaskunnan talousarvioon.

Kunkin tulosalueen tuotot ja kulut tulee esittää tuotto- ja kululajeittain huomioon ottaen toiminnan laajuus niin, että ne kuvaavat kunkin toiminnanalan olennaista tuotto- ja kulurakennetta. Tuloslaskelmassa voidaan kunkin toiminnanalan kuluina esittää erilliskulujen lisäksi myös toiminnanalan osuus yleisistä kuluista. Kunkin tulosalueen tuotot ja kulut tulee esittää siten, että niitä voi verrata tilikautta varten laadittuun talousarvioon.

Tuotot ja kulut tulee esittää bruttomääräisinä vain tarpeellisin oikaisuviennein korjattuina.

58 §

Ylioppilaskunnan taseen tulee rakenteeltaan ja pääryhmittelynsä osalta noudattaa kirjanpitoasetuksen tasekaavaa. Tarvittaessa yksittäisistä tase-eristä voidaan käyttää asetuksen kaavasta poikkeavia nimityksiä.

59 §

Omakatteisten rahastojen ja muiden määrätarkoitukseen sidottujen rahastojen, tilikauden aikana syntyneet tuotot ja kuitit esitetään tuloslaskelmassa bruttomääräisinä omana ryhmänään. Rahastojen tilikauden aikana tapahtuneiden muutosten tulee käydä ilmi sekä tuloslaskelmasta että taseesta.

Ylioppilaskunta voi tilinpäätöksessä siirtää omiin rahastoihin sellaisia kertaluonteisia tuottoja, joita ei ole tarkoitettu käytettäviksi tilikauden toimintakulujen kattamiseen. Siirto rahastoon tulee esittää omana erillisenä eränään tuloslaskelmassa.

60 §

Vastaisia menoja ja menetyksiä varten voidaan tilinpäätöksessä tehdä investointi-, luottotappio- tai muu sellainen varaus, joka tulee esittää näkyvästi sekä tuloslaskelmassa että taseessa. Tuloslaskelmassa tulee näkyvästi esittää myös varausten muutokset, mikäli niillä on vaikutusta tilikauden tulokseen.

61 §

Julkiset avustukset tulee kirjata sen tilikauden tuotoksi, jona sitä vastaava suorite on luovutettu tai avustuksen saamisen ehdot on muutoin täytetty. Taseessa esitetään tilikautena käytetty mutta vielä nostamaton osa avustusta saamisena ja nostettu mutta käyttämättä oleva osa velkana.

62 §

Taseen vastaaviin tulee kirjata sellaiset käyttöomaisuuden hankinta- ja muut pitkävaikutteiset menot, jotka palvelevat ylioppilaskunnan toimintaa useana vuonna. Kuluva käyttöomaisuus ja muut pitkävaikutteiset menot on kirjattava vaikutusaikanaan poistoina kuluksi.

Jos käyttöomaisuuden hankkimista tai muun pitkävaikutteisen menon maksamista varten on saatu julkisia avustuksia, ne tulee esittää tuloslaskelmassa avustustuottoina sekä taseessa kulloinkin kyseessä olevan aktivoidun hankintamenon vähennyksenä.

63 §

Joko tuloslaskelmassa, taseessa tai niiden liitteenä tulee esittää kirjanpitolain 21 §:n edellyttämät tiedot. Tilinpäätöksen liitteenä tulee lisäksi ilmoittaa myönnetyt, mutta nostamatta ja käyttämättä olevat avustukset sekä sellaiset avustukset, joihin liittyy avustuksen palauttamista koskeva ehto.

64 §

Kustakin taseen erästä tulee laatia yksityiskohtainen erittely. Tarvittaessa vastaavat erittelyt tulee laatia myös tuloslaskelman eristä.

65 §

Tasekirjaan kirjoitettu tilinpäätös tulee päivätä allekirjoituspäivänä. Tilinpäätöksen allekirjoittaa päätösvaltainen hallitus sekä pääsihteeri tai muu johtava toimihenkilö.

66 §

Hallintovaliokunta voi tarvittaessa antaa talousarvioasetelmaan, tilinpäätökseen ja tilikarttaan liittyviä suosituksia.

IX luku - Sisäinen valvonta

67 §

Ylioppilaskunnan tulee järjestää taloudenhoidon sisäinen valvonta toimintansa laadun ja laajuuden edellyttämällä tavalla. Sisäinen valvonta käsittää sisäisen tarkkailun ja sisäisen tarkastuksen.

68 §

Hallituksen tulee valvoa sitä, että kirjanpidon ja varainhoidon sisäinen tarkkailu on asianmukaisesti järjestetty.

Pääsihteeri huolehtii hallinnon ja talouden sisäisen tarkkailun järjestämisestä koko ylioppilaskunnan osalta.

69 §

Ylioppilaskunnan hallituksen tulee huolehtia siitä, että ylioppilaskunnan kirjanpidon ja varainhoidon sisäinen tarkastus on asianmukaisesti järjestetty.

70 §

Ylioppilaskunnan maksuliikenne tulee vähäisiä kassatapahtumia lukuunottamatta hoitaa pankkitilejä käyttäen. Tilien avaamisesta ja lopettamisista päättää ylioppilaskunnan hallitus, joka myös päättää, miten rahavaroja hoidetaan.

71 §

Hallituksen tehtävänä on huolehtia siitä, että talousarvion toteutumista seurataan toiminnan laatua ja laajuutta vastaavalla tavalla. Hallituksen pöytäkirjaan tulee tehdä merkintä myös ylioppilaskunnan saamista lahjoituksista ja muista sellaisista tuloista, joita talousarviossa ei ole ennakoitu, ja jotka eivät ole määrältään vähäisiä.

72 §

Arpajaisten, keräysten sekä muun vastaavanlaisen varainhankinnan osalta tulee noudattaa niistä annettuja säännöksiä, määräyksiä ja ohjeita. Kukin sektorivastaava huolehtii siitä, että sektorin tapahtumiin on viralliset luvat hoidettu asianmukaisesti.

73 §

Menot hyväksyy pääsihteeri tai poikkeustapauksessa se henkilö, joka hallituksen päätöksellä tai muutoin on siihen valtuutettu. Menon hyväksyjän tulee tarkastaa, että meno on ylioppilaskunnan toiminnasta johtuva, sopimuksen mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä. Ennen menon maksamista menotositteeseen tulee tehdä asianmukainen vastaanotto-, tarkastus- ja hyväksymismerkintä.

Ostolaskuun tulee aina tehdä vastaanotto- ja hyväksymismerkintä. Vastaanottomerkinnän ja hyväksymismerkinnän tekijöiden tulee olla eri henkilöitä. Tarkastusmerkinnän laskuun tekee tilauksen tai vastaavan laskun aiheuttaneen suoritteen tehnyt henkilö.

74 §

Ylioppilaskunnan palkkakirjanpito tulee järjestää voimassa olevien säännösten ja hyvän kirjanpitotavan mukaisesti. LTKY:n Palveluksessa olevista henkilöistä tulee pitää erillistä henkilöstörekisteriä ja luottamushenkilöistä sekä LTKY:n nimittämistä henkilöistä tulee pitää luottamushenkilörekisteriä.

Maksettavien palkkojen osalta tulee varmistua, että ne maksetaan voimassa olevien sopimusten ja tehtyjen päätösten mukaisesti.

75 §

Ylioppilaskunnalle otettavien lainojen sekä ylioppilaskunnan puolesta annettavien vakuuksien ja panttien ja vastuusitoumusten tulee perustua edustajiston tekemiin päätöksiin.

Ylioppilaskunta voi antaa alle 1000 euron lainoja alayhdistyksilleen hallituksen päätöksellä.

X luku - Tilintarkastus

76 §

Tilintarkastajaksi ja toiminnantarkastajaksi tulee valita sääntöjen edellyttämällä tavalla esteettömät henkilöt. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla auktorisoitu tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö. Toiminnantarkastajan ja varatoiminnantarkastajan tulee olla sellainen nykyinen tai entinen ylioppilaskunnan jäsen, joka ei ole edustajiston tai hallituksen jäsen tai ylioppilaskunnan toimihenkilö tai henkilökunnan jäsen.

77 §

Tilin- ja toiminnantarkastajalle heidän varajäsenilleen tulee ilmoittaa mahdollisimman pian tilin- ja toiminnantarkastajaksi valitsemisesta. Jos tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja  on esteellinen tai muutoin estynyt hoitamaan tehtäväänsä, hänen on tästä viipymättä ilmoitettava ylioppilaskunnan hallitukselle. Tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja voi erota tehtävästään ilmoittamalla siitä ylioppilaskunnan edustajistolle.

78 §

Tilintarkastajan ja toiminnantarkastajien tulee hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa tarkastaa ylioppilaskunnan tilinpäätös ja kirjanpito sekä hallinto.

Tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan tulee noudattaa edustajiston antamia erityisiä ohjeita, mikäli ne eivät ole ristiriidassa lain, ylioppilaskunnan sääntöjen tai hyvän tilintarkastustavan kanssa.

Tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan tulee varmistautua, että tilintarkastus tulee suoritettua myös rekisteröimättömien alayhdistysten ja muiden epäitsenäisten toimintayksiköiden osalta, joiden toiminnasta juridisesti vastaa ylioppilaskunta.

79 §

Ylioppilaskunnan hallituksen ja toimihenkilöiden tulee varata tilintarkastajalle ja toiminnantarkastajalle mahdollisuus toimittaa tarkastus siinä laajuudessa kuin nämä katsovat tarpeelliseksi sekä antaa sellaisia selvityksiä ja sitä apua, jota tilintarkastaja ja toiminnantarkastaja tehtävässään pyytävät. Sama velvollisuus on myös epäitsenäisten toimintayksiköiden toimielimillä.

80 §

Tilintarkastukseen liittyvä tilinpäätösaineisto tulee olla tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan saatavilla tarkastuksen suorittamista varten vähintään kuukautta ennen sitä edustajiston kokousta, jossa tilinpäätös tulee vahvistaa.

81 §

Kun tilintarkastus on suoritettu, tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan tulee tehdä siitä tilinpäätökseen kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämä merkintä.

82 §

Jos tilintarkastajat ja toiminnantarkastaja katsovat, että tuloslaskelmaa tai tasetta ei tule vahvistaa, heidän tulee tehdä siitäkin merkintä tilinpäätökseen.

83 §

Tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan tulee kultakin tilikaudelta antaa edustajistolle tilintarkastuskertomus. Kertomus on luovutettava hallitukselle vähintään kaksi viikkoa ennen edustajiston kokousta.

84 §

Tilintarkastuskertomuksen tulee sisältää lausunto siitä, onko tilinpäätös laadittu voimassa olevien säännösten mukaisesti.

Tilintarkastuskertomuksen tulee aina sisältää lausunto:

1) tuloslaskelman ja taseen vahvistamisesta;

2) vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja pääsihteerille;

3) ylijäämää tai tappiota koskevasta hallituksen ehdotuksesta;

4) siitä, onko ylioppilaskunnan rahastoja hoidettu niiden sääntöjen edellyttämällä tavalla;

5) ylioppilaskunnan taloudenhoidosta ja taloudellisesta tilasta.

Jos ylioppilaskunnan pysyvään käyttöön tarkoitetun omaisuusesineen arvoa on korotettu siinä järjestyksessä kuin kirjanpitolaissa on säädetty, on siitäkin tarkastuskertomuksessa erityisesti mainittava. Tilintarkastajalla ja toiminnantarkastajalla on oikeus muutoinkin antaa kertomuksessaan tietoja, joiden saattamista ylioppilaskunnan jäsenten tietoon he pitävät tarpeellisina.

85 §

Jos tarkastuksessa havaitaan, että ylioppilaskunnan hallituksen jäsen tai toimihenkilö on syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus, taikka muutoin on rikkonut ylioppilaskunnan sääntöjä, kertomukseen on tehtävä siitä muistutus.

86 §

Tilintarkastajalla ja toiminnantarkastajalla on oikeus olla edustajiston kokouksessa läsnä. Heidän tulee olla siinä saapuvilla mikäli käsiteltävät asiat ovat sellaisia, että heidän läsnäolonsa on tarpeen. Tilintarkastukseen liittyvissä asioissa tilintarkastajalla ja toiminnantarkastajalla on puheoikeus edustajiston kokouksessa.

Tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan tulee vaadittaessa antaa edustajiston kokoukselle kaikki ylioppilaskuntaa koskevat tiedot, mikäli siitä ei aiheudu ylioppilaskunnalle olennaista haittaa.

Tilintarkastaja tai toiminnnantarkastaja eivät saa yksityiselle ylioppilaskunnan jäsenelle tai ulkopuoliselle antaa tietoja ylioppilaskunnan asioista, mikäli siitä voisi koitua haittaa ylioppilaskunnalle.

87 §

Tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan hallitukselle osoittamat muistiot ja pöytäkirjat tulee säilyttää Hallituksen pöytäkirjojen liitteinä.

XI luku - Ylioppilaskunnan hallitus

88 §

Ylioppilaskunnan hallituksen tehtävänä on valmistella edustajistossa käsiteltävät asiat, huolehtia edustajiston päätösten täytäntöönpanosta ja johtaa ylioppilaskuntaa sen strategiasta ja toimintasuunnitelmasta johdettujen päämäärien ja tavoitteiden saavuttamiseksi.

89 §

Ylioppilaskunnan hallituksen tehtävänä on erityisesti:

1) johtaa ylioppilaskunnan toimintaa;

2) huolehtia ylioppilaskunnan hallinnosta sekä valvoa ylioppilaskunnan voimassa olevien sääntöjen,

säännöksien ja määräyksien noudattamista;

3) vastata aatteellisen toiminnan taloudesta talousarvion mukaan;

4) valita ylioppilaskunnan henkilöstö pääsihteeriä lukuunottamatta ja määrätä heidän palkkansa edustajiston hyväksymän talousarvion puitteissa sekä toimia pääsihteerin esimiehenä;

4) vastata sääntöjen 16 § 9 momentissa mainitun toiminnan toteuttamisesta ja tarkoituksenmukaisesta organisoinnista;

5) päättää ylioppilaskunnan nimissä annettavista julkilausumista;

6) valmistella edustajiston kokouksissa esille tulevat asiat, lukuunottamatta niitä asioita, jotka edustajisto on muulle toimielimelle valmisteltavaksi määrännyt;

7) toimeenpanna edustajiston kokouksen päätökset;

8) hyväksyä edustajistolle esitettävä tilinpäätös ja toimintakertomus;

9) päättää ylioppilaskunnan edustuksesta

10) päättää tarvittaessa muista asioista, joita ei ole määrätty edustajiston päätettäväksi.

Ylioppilaskuntaa edustaa sen hallitus.

XII luku - Pääsihteeri

90 §

Pääsihteeri on suoraan hallituksen alainen ja vastuussa hallitukselle sihteeristön ja muiden aatteellisen toiminnan palveluksessa olevien työntekijöiden toiminnasta.

91 §

Pääsihteerin tehtäviin kuuluu:

1) johtaa aatteellisen toiminnan toimiston toimintaa ja vastata hallituksen päätösten täytäntöönpanosta;

2) toimia aatteellisen toiminnan toimiston päällikkönä ja antaa toimiston työskentelyä ja järjestelyjä koskevat määräykset ja ohjeet;

3) Valmistella hallituksen esitys ylioppilaskunnan talousarvioksi;

4) kehittää ylioppilaskunnan toimintaa ja organisaatiota sekä tehdä näitä koskevia aloitteita erityisesti sääntöjen osalta;

5) vastata aatteellisen toiminnan taloushallinnosta ja kehittää sitä;

6) toimia edustajiston ja hallituksen kokousten sihteerinä;

7) toimia hallituksessa esittelijänä taloutta, hallintoa, hankintoja ja henkilöstön työsuhteita koskevissa asioissa

8) tarvittaessa edustaa ylioppilaskuntaa;

9) antaa ja allekirjoittaa todistukset sekä edustajiston ja hallituksen kokousten pöytäkirjojen otteet;

10) huolehtia muista hallituksen erikseen määräämien tehtävien hoitamisesta.

92 §

Pääsihteeri antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita noudatettavasta työnjaosta ja siihen erityisestä syystä mahdollisesti tilapäisesti tehtävistä muutoksista samoin kuin sen soveltamisesta tilapäisesti muuttuneissa olosuhteissa tai erikoistilanteissa.

XIII luku - Ylioppilaskunnan valiokunnat

93 §

Edustajisto voi nimetä valiokuntia, siten kuin säännöissä ja vaalisäännössä on määrätty. Valiokunnan puheenjohtaja, jäsenet, toimiala ja tehtävät määrätään valiokunnan nimeämisen yhteydessä.

XIV luku - Erityisiä määräyksiä

94 §

Muutoksia näihin sääntöihin voidaan tehdä ylioppilaskunnan edustajiston kokouksessa kolmen neljäsosan (3/4) äänten enemmistöllä annetuista äänistä ja lisäksi muutoksia kannattaa vähintään puolet edustajiston kaikista jäsenistä.

Tämä hallintosääntö astuu voimaan hyväksymisensä jälkeen siten kuin edustajisto siitä päättää. Tämän hallintosäännön hyväksymisen myötä kumotaan edustajiston kokouksessaan 2/2003 (31.3.2003) hyväksymät hallituksen työjärjestys, sihteeristöohjesääntö, talous- ja hallintosääntö ja matkustusohjesääntö.

Back To Top
Search